接待了很多年的會(huì)議，會(huì)議流程基本變化不大，不過該注意的地方還是很多，每一關(guān)都不能隨便處理，每一次都要認(rèn)真對待。接待會(huì)議的基本流程如下：
一.聯(lián)系：
聯(lián)系分主動(dòng)聯(lián)系與被動(dòng)聯(lián)系，主動(dòng)聯(lián)系是我們知道會(huì)議舉辦方有會(huì)議意向后的主動(dòng)聯(lián)系，被動(dòng)聯(lián)系是指會(huì)議舉辦方通過其它渠道找到我們；一般聯(lián)系到我，我都會(huì)要求對方盡可能提供比較詳細(xì)的一些計(jì)劃，這樣方便后面的策劃及方案編寫。
二.策劃：
根據(jù)客戶的會(huì)議基本要求，策劃會(huì)議的基本方案：地點(diǎn)選擇、酒店選擇、日程安排、會(huì)議項(xiàng)目、餐飲安排、接送機(jī)安排等等，每個(gè)細(xì)節(jié)都必須考慮客戶的承受力和滿意程度。
三.方案提供：
把基本的策劃思路和客戶溝通，并形成文字方案，以便客戶在其單位的備案和審批。
四.前期考察：
考察滿意后，進(jìn)行合約的簽署，把所有接待涉及內(nèi)容編寫入內(nèi)，個(gè)人認(rèn)為，簽署合約對雙方都有好處，不要拍胸膀決定；而且細(xì)節(jié)相當(dāng)重要；我們海南旅游資訊網(wǎng)前年接待的上海汽輪機(jī)的訂貨會(huì)，客戶的要求相當(dāng)細(xì)，很多想到的或沒想到的細(xì)節(jié)都被羅列出來，雖然前面略嫌煩瑣，但是后面很多相關(guān)問題解決起來就非常流暢了。
五.合約：
簽好合約我是要求有一定的預(yù)付款的，這樣整個(gè)會(huì)議過程才會(huì)流暢，因?yàn)榫频觐A(yù)訂需要預(yù)付款、車輛預(yù)訂也需要預(yù)付款；如果不提供預(yù)付款，我們的訂單隨時(shí)有可能被取消；這是件不可彌補(bǔ)的麻煩事，特別是會(huì)議人數(shù)多的時(shí)候。
六.預(yù)付款：
簽好合約我是要求有一定的預(yù)付款的，這樣整個(gè)會(huì)議過程才會(huì)流暢，因?yàn)榫频觐A(yù)訂需要預(yù)付款、車輛預(yù)訂也需要預(yù)付款；如果不提供預(yù)付款，我們的訂單隨時(shí)有可能被取消；這是件不可彌補(bǔ)的麻煩事，特別是會(huì)議人數(shù)多的時(shí)候。
七.預(yù)訂：
這是我方必須認(rèn)真操作的一件事，把合約相關(guān)的一些接待單位預(yù)訂好，該給的預(yù)付款一定要到位；海南很多時(shí)候的客房是突然緊張的（只要出現(xiàn)一些大型會(huì)議或活動(dòng)）。
八.接待：
接待是整個(gè)會(huì)議的核心部分，包括接送機(jī)、會(huì)議安排、客房安排、用車安排、活動(dòng)組織等，都應(yīng)嚴(yán)格按照合約操作，當(dāng)然一些突發(fā)事件或標(biāo)準(zhǔn)增減隨時(shí)都作出相對應(yīng)的調(diào)整；這個(gè)細(xì)節(jié)我將在另外一篇文章說明。
九.結(jié)算：
會(huì)議操作結(jié)束時(shí)，雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對各類單據(jù)，嚴(yán)格按照合約執(zhí)行核算。
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